Comment organiser un déménagement d’entreprise : Les étapes à suivre pour déménager une entreprise

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De nombreuses raisons peuvent mener à la décision de changement de l’emplacement d’une entreprise. Néanmoins, la préparation et la réalisation des démarches nécessaires ne sont pas faciles. Pour mener à bien le déménagement de votre organisme, il faudrait bien vous préparer pour éviter les mauvaises surprises. De ce fait, voici quelques étapes à suivre :

Fixer le choix du déménagement

Pour commencer, il est important de comprendre les raisons de déménagement de l’entreprise. Cela est nécessaire pour prévoir les futures décisions en fonction de ces raisons (exemple : choix des bons locaux, car l’ancienne est trop petite pour usage commercial.)

Rechercher le nouvel emplacement

Pour préparer l’annonce aux collaborateurs, il faudrait commencer par choisir les nouveaux locaux pour l’entreprise. L’annonce aura plus d’impacts si tous les détails concernant le déménagement sont déjà fixés au préalable. Pour ce faire, il est nécessaire de partir en quête des possibilités, concernant le nouveau bail. Concernant la recherche, il faut souligner les critères recherchés (comme la taille des locaux, le devis, le lieu…) Ensuite, il est important de faire des comparatifs pour pouvoir entamer au choix du local idéal. Poursuivre avec les visites des lieux sélectionnés et enfin décider duquel serait le mieux adapté.

Prévenir le bailleur en respect du préavis

En matière de bail commercial, il existe généralement un préavis de 6 mois, ou cela peut varier en fonction du contrat signé au préalable. Cette notification auprès du bailleur doit toujours être suivie d’une justification par lettre recommandée, avec accusé de réception.

Prévoir la date de déménagement

Le fait de prévoir une date pour déménager est indispensable pour établir un planning en fonction du projet. Ainsi, on peut voir dès à présent tous les tâches et évènements qui restent à être accomplis.

De plus, il est préférable d’arranger l’emploi du temps du transfert professionnel afin que celui-ci tombe un jour de week-end afin de ne pas entraver aux activités de l’entreprise. Sans oublier de toujours prévoir une marge de quelques jours afin de ne pas tomber sur de mauvaises surprises.

Établir un planning

Pour ne rien oublier, il faudra faire un retro-planning des différents tâches et évènements qui restent à accomplir. Pour plus de clarté, il faut utiliser les signes tels que : J-…, J+…, J-J…

Informer tout le monde

Tous les collaborateurs et salariés de l’entreprise doivent connaître les raisons de déménagement. De ce fait, la transparence, jusqu’aux détails, doit être dénoncée pour pas que certains soient pris au dépourvu.

Préparer les détails concernant les nouveaux locaux

La décoration et l’installation de nouveaux mobiliers doivent aussi être prises en compte afin d’optimiser au maximum possible l’espace donné.

Choisir une société de déménagement

Une comparaison de diverses sociétés de déménageurs s’impose. Les détails concernant les différentes options à étudier sont sans aucun doute à considérer au mieux.

Communiquer le nouvel emplacement de l’entreprise

Une longue liste de personnes doit impérialement être notifiée. D’un côté, les collaborateurs, d’un autre côté, il y a aussi différents services, et enfin d’un autre côté la Poste, qui doit changer leurs adresses à la nouvelle.

Trier au maximum

Vu que l’entreprise a accumulé beaucoup de dossiers, cependant, il est temps de faire le tri des déchets.

Appeler une société de nettoyage pour les anciens locaux

Le nettoyage des anciens locaux nécessite l’appel de prestataire de services afin de mener à bien les 2 étapes de nettoyage. Tout d’abord, il y a le nettoyage pour la 1ère étape. Il consiste à nettoyer de fond en comble le bail.

Inaugurer les nouveaux locaux

Une journée de fête, de team building… est nécessaire à la fin, cela dans le but de son inauguration/changement.